Déclaration de confidentialité

1. qui sommes-nous ?

Beckmann Wirtschaftsberatung AG est une entreprise active dans les domaines de l’audit, du conseil aux entreprises et du conseil fiscal, de la comptabilité et du conseil en matière de clôture des comptes, de l’administration du personnel, du traitement des salaires et d’autres fonctions fiduciaires.

 

2. bases du traitement des données

La présente déclaration de protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et dans quel but. Elle régit également la transmission des données, le délai de conservation ainsi que vos droits.

Par données personnelles (ci-après également appelées données), on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable. Le terme « traitement des données » doit être compris en fonction de la situation et comprend toute manipulation de données personnelles, indépendamment des moyens et des procédures utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données.

Nous collectons et traitons des données personnelles pour l’accomplissement de nos tâches commerciales, dans le cadre légal et contractuel. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales suisses et, le cas échéant, européennes en vigueur.

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et de finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à nos tâches et obligations.

 

3. finalité de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour garantir la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. En font notamment partie.

  • Traitement et gestion des relations contractuelles avec les clients, les collaborateurs, les fournisseurs, etc ;
  • Entretien des contacts et communication en rapport avec la fourniture d’une prestation ;
  • Exploitation du site web ;
  • Garantie de la sécurité, respect des obligations légales, mise en œuvre des revendications ;
  • Envoi d’invitations et organisation de manifestations et de webinaires ;
  • Actions de marketing et envoi de notre magazine clients « Fazit ».
  • Collecte/évaluation de données statistiques ;

 

 

4. quelles données personnelles traitons-nous ?

4.1. Données générales de contact et de base

Selon le but du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données personnelles sensibles.

Nous traitons au moins les données personnelles suivantes de tous les partenaires de contact, de dialogue et contractuels ainsi que des clients :

  • Nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, titre, numéro AVS ;
  • correspondance électronique et écrite (courrier).

En outre, selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et le domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions figurant dans les chiffres suivants :

 

4.2. Données relatives à la gestion des mandats

Pour la fourniture et la gestion de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes :

  • Données générales de contact et données de base selon le chiffre 4.1 ;
  • Pour les entreprises :
    • Forme juridique, capital social et capital libéré, année de fondation de l’entreprise, organe de révision externe, chiffre d’affaires en Suisse et à l’étranger, chiffre d’affaires annuel réalisé par domaine d’activité, n° de registre ;
    • Succursales : Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance ;
    • informations sur l’effectif du personnel : domaines d’activité, nombre de collaborateurs ou de responsables, pourcentage de postes ;
  • Informations financières ;
  • Données d’évaluation des risques :
    • Extraits du registre des poursuites ;
    • Direction et contrôle de l’entreprise :
      • Informations sur les personnes physiques/associés et les membres de la direction de l’entreprise participant à l’entreprise : nom, prénom, année de naissance, nationalité, fonction, part des voix, informations sur l’activité au sein de l’entreprise ;
      • Informations sur les sociétés et fondations participant à l’entreprise : Raison sociale, siège, domaine, degré de participation ;
  • Informations sur la personne de contact : nom, prénom, date de naissance, e-mail et numéro de téléphone ;
    • Indications sur l’engagement de responsables auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur, fonction et taux d’occupation de l’engagement ;
    • informations sur les rapports de participation
  • Informations sur les paiements ;
  • Données de mandat telles que :
    • statuts, procès-verbaux, contrats,
    • données relatives aux collaborateurs (salaire, sécurité sociale),
    • informations comptables et fiscales,
    • les données personnelles sensibles telles que les données relatives à la santé, à la religion, à la perception de l’aide sociale, aux poursuites ou aux faillites.

 

Ces données sont surtout traitées dans le cadre de prestations dans le domaine des audits, du conseil, des impôts, du traitement des salaires ou de la comptabilité. Il s’agit avant tout de données concernant nos clients. Mais elles peuvent aussi concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui entretiennent une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc également se référer à la présente déclaration de confidentialité, mais ils doivent également prendre eux-mêmes des mesures pour respecter la législation sur la protection des données.

Le traitement des données sert à l’exécution et à la gestion des mandats, à la vérification de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Mais selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir des autorités, des tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, les données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

 

4.3. Données pour les mailings

Dans le but d’envoyer des informations sur des publications (magazine clients « Fazit »), nous traitons les données personnelles suivantes :

  • Nom, prénom, adresse, titre

 

Ces données sont nécessaires à la fourniture du service, à la communication ou à l’entretien de notre base de clients. Afin d’améliorer nos services, les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters font également l’objet d’une évaluation statistique. Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désinscrire de la réception de la newsletter.

 

4.4. Données liées à la communication directe (téléphone, e-mail, formulaire de contact, réunions en ligne, vidéoconférences)

Les réunions en ligne, les vidéoconférences que nous organisons sont réalisées avec Microsoft Teams. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, solution de collaboration ou chat, nous, ainsi que nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter, si nécessaire, les données personnelles suivantes :

  • Données générales de contact et données de base selon le point 4.1 ;
  • Autres données personnelles contenues dans la communication par e-mail ;
  • Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication ;
  • Enregistrements de vidéoconférence, si nécessaire ;

 

Nous traitons ces données personnelles pour fournir et améliorer nos services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

 

4.5. Données relatives au personnel

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés/détruits à l’issue de la procédure de candidature, sauf si nous obtenons l’autorisation de les conserver.

 

4.6. Fournisseurs et autres partenaires contractuels

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui nous fournissent des services ou des livraisons :

  • Données générales de contact et de base selon le point 4.1 ;
  • Informations financières telles que les coordonnées bancaires
  • Informations disponibles dans le contrat (telles que les données sur les collaborateurs compétents, les conseillers, les informations sur la prestation fournie, etc ; )

 

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des délais de conservation légaux du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mandat (par ex. entreprises informatiques), nous concluons avec eux un contrat de traitement des commandes correspondant.

 

4.7. Exploitation, contrôle et amélioration du site web et d’autres canaux électroniques
4.7.1. Fichiers journaux du serveur

Notre site web peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Le serveur saisit toutefois des informations sur l’utilisateur à chaque appel. Celles-ci sont enregistrées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Une attribution à une personne déterminée n’a cependant pas lieu. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes :

  • la date, l’heure de l’accès et la quantité de données,
  • le navigateur utilisé ainsi que le système d’exploitation,
  • le nom de domaine du fournisseur d’accès,
  • la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Referred URL),
  • la requête de recherche,
  • l’adresse IP.

 

La collecte de ces données est techniquement nécessaire : les données collectées servent à la stabilité et à la sécurité du site et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site et l’améliorer. Elles permettent en outre un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site web.

 

4.7.2. Cookies

Nos sites web utilisent des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil le permettent, nous utilisons des cookies et des outils similaires pour vous offrir une expérience de navigation optimale sur nos sites web.

Les cookies sont des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site web. Ils soutiennent ainsi la présentation de notre site web et vous aident à naviguer sur notre site web. Les cookies collectent des données telles que :

  • l’adresse IP,
  • le site web à partir duquel vous nous rendez visite,
  • le type d’appareil que vous utilisez,
  • comment vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle le journal de recherche),
  • les actions que vous effectuez lorsque vous recevez la newsletter.
    Vous trouverez de plus amples informations sur l’utilisation des cookies dans les informations sur les outils informatiques de tiers (point 7.1).

 

Il est également possible de visiter notre site web sans cookies. Vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies dans les paramètres de votre navigateur. Cela peut toutefois avoir une influence sur les possibilités d’utilisation du site web. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

 

4.8. Garantie de la sécurité, respect des obligations légales, application des droits

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et les transmettre à cet effet à des tiers, tels que des tribunaux ou des offices.

 

5. Saisie des données, durée de conservation, mesures de sécurité

5.1. Saisie des données

En règle générale, nous recevons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part lorsque vous avez recours à l’une des prestations. Dans certaines circonstances, les données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

Mais dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir des autorités, des tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat.

Nous prélevons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet, dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la sélection de professeurs et de conférenciers), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site web (voir point 4.7).

 

5.2. Durée de conservation

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour une durée que nous sommes tenus de respecter en vertu de lois, de règlements ou d’accords contractuels en vigueur, ainsi que tant que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite supprimées.

 

5.3. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Cela comprend des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et des transmissions, des instructions, des formations et des contrôles.

Les données sont stockées dans les applications et les logiciels que nous utilisons. Les données sont stockées sur des serveurs situés en Suisse. Si les données sont stockées à l’étranger (équipes, log, etc.), les règles énoncées au chiffre 7 s’appliquent.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières sont prises, qui sont réglées dans le contrat de traitement des commandes (voir chiffre 8).

 

6. canaux de médias sociaux

Nous renvoyons à notre canal LinkedIn au moyen de liens. Il s’agit uniquement d’un renvoi statique vers le canal concerné. Lorsque vous vous connectez à LinkedIn, nous recevons des informations qui sont enregistrées dans votre profil (informations de contact) et d’éventuelles informations sur des profils amis avec vous.

Pour connaître le but et l’étendue de la collecte de données et du traitement ultérieur de vos données par le fournisseur, ainsi que vos droits et possibilités de paramétrage à cet égard pour protéger votre vie privée, veuillez consulter les informations sur la protection des données du fournisseur :

 

 

7. Outils informatiques de fournisseurs tiers

7.1. Utilisation de Google Maps

Sur notre site web, nous utilisons Google Maps de Google Limited Ireland, « Google »). Google Maps est un service web permettant d’afficher des cartes (terrestres) interactives afin de représenter visuellement des informations géographiques. L’utilisation de ce service permet de vous indiquer notre emplacement et de vous faciliter l’accès. Dès la consultation des sous-pages dans lesquelles la carte de Google Maps est intégrée, des informations sur votre utilisation de notre site web (comme par exemple votre adresse IP) sont transmises à des serveurs de Google aux États-Unis et y sont enregistrées. Si vous êtes connecté à Google, vos données seront directement attribuées à votre compte. Si vous ne souhaitez pas que votre profil soit associé à Google, vous devez vous déconnecter avant d’activer le bouton. Google enregistre vos données en tant que profils d’utilisation et les évalue.

Pour les transferts de données vers les États-Unis, Google s’est engagé à signer et à respecter les clauses contractuelles standard de l’UE.

 

7.2. Utilisation de Google reCAPTCHA

Nous utilisons « Google reCAPTCHA » (ci-après « re-CAPTCHA ») sur nos sites web. Le fournisseur est Google Ireland Limited, ci-après « Google ». L’objectif de re-CAPTCHA est de vérifier si la saisie de données sur nos sites Web (par ex. dans un formulaire de contact) est effectuée par un être humain ou par un programme automatisé. Pour ce faire, reCAPTCHA analyse le comportement du visiteur du site web à l’aide de différentes caractéristiques. Cette analyse commence automatiquement dès que le visiteur du site web entre sur le site. Pour l’analyse, reCAPTCHA évalue différentes informations (par exemple l’adresse IP, le temps passé par le visiteur sur le site web ou les mouvements de la souris effectués par l’utilisateur). Les données collectées lors de l’analyse sont transmises à Google. Les analyses reCAPTCHA s’effectuent entièrement en arrière-plan. Les visiteurs du site web ne sont pas informés qu’une analyse est en cours.

Pour les transferts de données vers les États-Unis, Google s’est engagé à signer et à respecter les clauses contractuelles types de l’UE.

 

8. Transfert de données et transmission de données

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous avez donné votre consentement ou si cela est nécessaire à la fourniture de la prestation concernée ou à la réalisation de l’objectif du contrat ou à la préservation de notre intérêt légitime ou si nous y sommes contraints par la loi.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part :

  • Prestataires de services (par ex. prestataires de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, consultants, avocats, assurances).
  • Tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (comme notamment l’autorité de surveillance de la révision, les autorités fiscales, etc.), institutions étatiques, tribunaux.
    Les tiers que nous mandatons sont tenus par contrat de respecter la protection des données et de ne traiter les données que dans le but que nous leur avons fixé.

 

Nos prestataires de services se trouvent pour la plupart en Suisse. Certaines données personnelles peuvent également être transmises aux États-Unis (p. ex. données Google Maps). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, celui-ci s’effectue sur la base de clauses contractuelles standard (par ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées.

 

9. vos droits

Toute personne peut demander des informations sur les données traitées la concernant ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit d’exiger la rectification, le blocage, la suppression ou le transfert de vos données.

Les données qui sont conservées en vertu de dispositions légales ou qui sont nécessaires au traitement des affaires ne peuvent ou ne doivent pas être effacées.
Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant en matière de conservation, nous supprimons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données.

En outre, vous pouvez faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

 

10. dispositions finales

10.1. Service responsable et contact

Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration de protection des données, sauf disposition contraire.

Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être adressées par courrier ou par e-mail :

Beckmann Wirtschaftsberatung AG
Pilatusstrasse 35
Case postale
6002 Lucerne
info@ebwag.ch

En cas de questions concernant une personne précise, de demandes de rectification ou de demande de suppression, il faut en outre joindre une copie de la carte d’identité ou du passeport pour identifier l’utilisateur.

 

10.2. Adaptations de la déclaration de protection des données

Nous pouvons à tout moment adapter notre déclaration de protection des données en la publiant sur le site web. La dernière mise à jour de cette déclaration de protection des données date d’août 2023.

Cette déclaration de confidentialité est une traduction de la version originale allemande. En cas de contradiction, la version allemande fait foi.

Lucerne, en août 2023